Désamorcer les conflits avec la rétrospective

Mais au fait c’est quoi une rétrospective ?

Avant toute chose il faut rappeler que la rétrospective se déroule dans le cadre de l’approche Scrum, elle-même issue du manifeste agile.

Concernant la rétrospective, celle-ci prend la forme d’une réunion en fin de sprint où l’ensemble de l’équipe Scrum (développeurs + Product Owner) participe dans une démarche d’amélioration. L’idée est de relever les éléments marquants, qu’ils soient positifs ou négatifs, de l’itération et d’en dégager des actions à prendre pour :

Éviter que les problèmes relevés ne se reproduisent
Anticiper d’éventuelles problématiques

Il existe différents formats de “rétro” adaptés à des situations bien spécifiques (KDS, speed Boat, montgolfière, starfish, timeline … pour les plus connues mais vous avez la possibilité de créer ou de modifier à votre goût des formats de rétro pour vous adapter à une situation bien précise.

Une rétrospective au secours d’une situation qui dégénère

Au cours de mes missions, j’ai souvent et volontairement été en charge de l’animation des rétrospectives, je suis parvenu, à plusieurs reprises, à désamorcer des situations conflictuelles qui auraient pu peser sur l’ambiance générale de l’équipe. Aujourd’hui, je vous partage mon retour d’expérience et mes conseils.

Comme dit précédemment, la rétrospective passe en revue le sprint afin d’en déduire des actions dans le but de s’améliorer. Mais il arrive parfois que le problème soit d’ordre relationnel, et c’est là que les choses se compliquent entre remarques déplacées, bruits de couloir, points de vues divergents : chacun y va de son grain de sel.

Dans l’exemple que je vais prendre, le sprint que nous avions fut particulièrement froid, notre Product Owner était totalement fermé au dialogue. L’ambiance était lourde et la communication totalement rompue.

Rétrospective Candy Game

Suite à cet événement, j’ai opté pour une rétrospective axée sur la communication de l’équipe et uniquement sur ce point. Je n’ai pas hésité à mettre de côté le projet en cours pour renouer le dialogue.

Je me suis inspiré de la rétrospective “candy game” et j’ai procédé de la manière suivante : j’ai acheté un paquet de M&M’s où chaque couleur représente une action.

Vert : ce qu’on aime
Bleu : ce qu’on devrait faire
Orange : critique positive individuelle ou collective
Jaune : critique individuelle
Marron : critique collective
Rouge : ce qui nous fait peur

J’ai ensuite distribué à chaque participant des gobelets opaques avec, pour chacun, un nombre identique de M&M’s à l’intérieur. J’ai volontairement mis essentiellement des marrons et des jaunes dans le gobelet destiné au Product Owner.

Je n’en devinais pas les raisons mais je suis parti du principe qu’il y avait probablement des rancœurs envers l’équipe ou certains individus. Mon but était donc de renouer le lien afin de débloquer cette situation pesante.

Le déroulement de la rétrospective :

Phase 1 : Chaque participant écrit des tickets en fonction de la couleur de ses M&M’s
Phase 2 : Un participant explique à haute voix ses tickets
Phase 3 : Les autres participants interagissent avec ce ticket
Phase 4 : Répétition de la phase 2 et 3 jusqu’à ce que tout le monde ait parlé
Phase 5 : Les membres de l’équipe peuvent exprimer un non-dit

La règle : pour pouvoir manger le M&M’s, il faut écrire un ticket : c’est un moyen de motiver la participation de chacun.

La limite de ce format : La prise de parole en public qui n’est pas évidente pour tout le monde particulièrement pour les personnes timides.

La clef est d’avoir un facilitateur, ici en l’occurrence c’est moi qui ai joué le rôle du “maître du jeu” et je n’ai donc pas participé, ce qui a permis de rassurer les participants et de stimuler la communication.

La rétrospective a duré un peu plus d’une heure. J’ai dû timeboxer le debrief de chaque ticket à 5 minutes, prolongeable si nécessaire pour les sujets les plus débattus. J’ai veillé à ce que la communication soit respectée, il était important dans notre cas de ne pas couper la parole à celui qui la détient. Le côté fun de ce format de rétro est que le nombre de tickets proposés est boosté par la “gourmandise” à la différence des autres rétro où la timidité a tendance à les diminuer.

J’ai proposé à notre Product Owner d’être la première personne à s’exprimer. Radical comme icebreaker ! mais le plus important était de rentrer dans le vif du sujet rapidement afin d’apaiser les tensions. Elle n’a eu aucune difficulté à se lancer. La plupart de ses griefs étaient dûs à un manque de communication.
Le principal problème soulevé lors de cette rétro était que la priorisation des story qu’elle affichait dans le board n’était ni comprise ni respectée par l’équipe. Le problème a été résolu par l’abandon de cette règle : les membres de l’équipe ont réussi à rallier leur PO à leur cause.
Sur l’ensemble de la rétro, chaque point a pu être débattu et résolu sur le moment et si besoin par une action à mettre en place dès le prochain sprint.

Voilà pourquoi une rétrospective basée sur la communication est essentielle pour régler les problèmes sous-jacents. Un simple défaut de communication entre deux partis peut avoir un effet néfaste sur toute l’équipe. Les critiques individuelles et/ou collectives témoignent généralement d’un manque de dialogue. La rétrospective Candy Game est là pour tous ces problèmes relationnels.

Les éléments clé d’une rétrospective :

Pour que la rétrospective soit un succès, il faut garder plusieurs choses à l’esprit :

Stimuler la communication avec un côté ludique : les jeux et les exercices sont une partie essentielle car très souvent, dans une équipe il y aura toujours un ou plusieurs membres qui ne seront pas à l’aise pour exprimer leur opinion en public. Un bon maitre du jeu arrivera à faire ressortir les pensées de ces personnes en créant un environnement rassurant pour qu’ils puissent exprimer leurs opinions sans crainte.

L’illustration de support est un investissement payant lors d’une rétrospective.

Dans notre cas, la rétrospective Candy game a su créer cet environnement sain et apaisant où notre PO a pu s’exprimer sur les non-dits du sprint. Chaque participant a d’ailleurs pu donner son point de vue et résoudre un à un les points litigieux. L’équipe en est ressortie plus forte et plus soudée sans rancune.

Ce n’est pas une chasse à la sorcière : Il est important de rappeler que l’objectif de la rétrospective n’est pas de porter des jugements sur ce qui sera dit, ni de chercher des coupables face aux problèmes évoqués mais de résoudre une problématique interne à l’équipe.

Se limiter à ce qui est réalisable : concrètement il est génial d’y dégager des actions, mais le but c’est de pouvoir les tenir. Afin d’éviter que la rétrospective ne soit une routine où on y fait des promesses qui ne sont pas tenues, il est donc important de se limiter sur la quantité et de nommer un “garant” pour chaque action mise en place.